Een EMVI-plan schrijven, hoe begin ik?

Je hebt besloten om in te schrijven op een aanbesteding en wilt zelf het plan schrijven. Maar hoe begin je eigenlijk? Lukraak iets op papier zetten is geen goed idee. Net als bij een opdracht is het belangrijk om eerst goed na te denken over het ontwerp. Zo ook over het ontwerp van je plan van aanpak. Met onze tips en stappenplan helpen we je op weg.
 
De leidraad lezen
Nogal een open deur, maar het is toch echt belangrijk om eerst de leidraad goed te lezen. De onderwerpen die de opdrachtgever uitvraagt, de formuleringen die hij daarbij gebruikt en de puntentoekenning geven je al veel informatie. Maak voor jezelf in Word een samenvatting van de uitvraag. Beschrijf en kopieer bijvoorbeeld de volgende zaken:
 
- De achtergrond van de aanbesteding (wat weet je zelf al over de aanleiding, projecten waar het werk eventueel op aansluit, gefaseerde
  werkzaamheden)
- Wie je plan gaat (of gaan) lezen.
- Het doel van de aanbesteding.
- De planning van de aanbesteding.
- Gunningscriteria (inclusief tabel/overzicht puntentoekenning).
- De opbouw van het plan van aanpak (de uitgevraagde onderwerpen en toelichting).
- De eisen aan het plan van aanpak (zoals aantal pagina’s en lettertype).
- Beoordelingswijze en -criteria.
 
Nu heb je in één overzicht duidelijk wat er wanneer van je wordt verwacht en hoe je wordt beoordeeld. Hierna is het tijd om in de schoenen van de opdrachtgever te stappen.
 
De zorgvraag van de opdrachtgever: de rode draad van je EMVI-plan
Iedere opdrachtgever heeft een zorgvraag (of meerdere). Aan jou de taak om deze scherp te krijgen. Pas als je de zorg(en) van de opdrachtgever begrijpt, kun je hem passende oplossingen bieden en je strategie bepalen. Snap je niet wat de opdrachtgever nu eigenlijk van je vraagt, dan sla je geheid de plank mis. En met een duidelijke strategie schrijf je veel gemakkelijker een plan van aanpak dan gewoon maar lukraak te beginnen. Je strategie is je kapstok waaraan je oplossingen, maatregelen en kansen hangt. Maar hoe krijg je de zorgvraag van de opdrachtgever helder? De drie stappen ‘bedenk, bekijk en analyseer’ helpen je op weg:
 
Stap 1. Bedenk wie de opdrachtgever van jouw opdrachtgever is. Want ook jouw opdrachtgever moet aan ‘iemand’ verantwoording afleggen. Hij moét er dus van op aan kunnen dat jij het werk goed uitvoert, anders krijgt hij vervolgens op zijn donder. Als je de opdrachtgever van je opdrachtgever kunt benoemen, geeft je dat een completer beeld van de zorgvraag en wordt deze makkelijker te beantwoorden. Informatie hierover haal je uit de leidraad en/of aanvullende stukken en met logisch redeneren.
 
Stap 2. Bekijk de beoordelingscriteria. Welke onderwerpen wegen het zwaarst? Deze zijn dan blijkbaar het meest belangrijk voor de opdrachtgever. Of eigenlijk: voor degene aan wie jouw opdrachtgever verantwoording af moet leggen! Bedenk dat je opdrachtgever hier waarschijnlijk het meest op wordt afgerekend door zíjn opdrachtgever. 
 
Stap 3. Analyseer het doel van de aanbesteding en de uitgevraagde onderwerpen die je in het plan van aanpak moet verwerken. Waarom heeft de opdrachtgever juist voor deze onderwerpen gekozen? Waarom zijn deze voor hem (en zijn opdrachtgever) nou zo belangrijk? De antwoorden hierop beschouw je als de antwoorden op de zorgvragen.  
Op basis van deze stappen moet je de zorgvraag kunnen formuleren.
 
Strategie bepalen
Als je de zorgvraag (of zorgvragen) in beeld hebt, bepaal je de strategie voor het EMVI-plan. Heb je meerdere zorgvragen geformuleerd, dan is er één ‘hoofd’-zorgvraag. En het antwoord hierop moet als een rode draad door je plan heen lopen. Al je oplossingen, maatregelen of kansen ontzorgen de opdrachtgever op dát vlak. Een voorbeeld: stel dat de grootste zorg van de opdrachtgever is dat er zo duurzaam mogelijk gewerkt moet worden (omdat zijn opdrachtgever moet voldoen aan bepaalde klimaatdoelstellingen). Je strategie en daarmee dus al je oplossingen en maatregelen, stem je dan af op duurzaam werken. 
 
Niet vergeten: helikopterview
Met onze tips en stappenplan maak je een begin voor je EMVI-plan. Als je aan het schrijven slaat en je plan steeds concreter wordt, vergeet dan niet om af en toe een stap terug te doen en het grote geheel te bekijken. Is je strategie nog steeds herkenbaar? Komt deze in ieder onderwerp en hoofdstuk duidelijk terug? Blijkt uit je plan dat je de zorgvraag van de opdrachtgever kent? Om deze vragen te beantwoorden kun je natuurlijk ook iemand inschakelen die het plan nog niet gelezen heeft.
 
Neem contact op
Ook voor EMVI-plannen schrijven geldt; oefening baart kunst. Heb je geen tot weinig ervaring met het schrijven van EMVI-plannen en wil je advies of ondersteuning? Wij helpen je met onze technische en taalkundige kennis graag bij het opstellen van een winnend plan. Meer weten? Bel 026 - 203 04 99 of mail naar info@inplan.nl.